5 шагов к бережливому офису

Урок от индустрии автомобилестроения

Концепция бережливого производства родилась из давно известных истин «учись у своих сотрудников, ориентируйся на клиента». Но в 21 веке эта идея переживает настоящий взлет. Все началось в 1960е годы в производственных организациях, в частности, на заводе Тойота, где были приняты революционные новшества.

Эти изменения касались всех уровней предприятия, в том числе сотрудников, работающих с клиентами. Их, во-первых, подключили к процессу решения проблем компании. И во-вторых, им разрешили  самостоятельно останавливать весь ход производства.

Также в организации был принят основополагающий принцип «точно вовремя».

Все эти изменения, как мы сейчас видим, прекрасно подходят крупным и небольшим компаниям, сотрудники которых работают в офисах. К счастью, производители ПО создают инструменты, которые могут упростить и ускорить для маленьких компаний переход к эффективному бережливому офису.

5 шагов к бережливому офису

1. Упростите процессы, боритесь с повторениями.

Сейчас существует достаточно приложений, которые помогают малому бизнесу организовать работу с тоннами счетов, бухгалтерских документов и т.п. И это касается не только автоматизации процессов. «Самые умные компании интегрируют все бизнес-процессы со своим интернет-сайтом. Они превращают сайт в центральный командный пункт» — говорит Gabriel Mays, основатель сервиса Just Add Content. «Это работает благодаря использованию на сайтах кастомизированных действий и их интеграции с мобильными предложениями».

Например, заявка на выполнение работ может автоматически генерировать счет-фактуру, регистрировать встречу, добавлять контакт в систему взаимодействия с клиентами, добавлять новую запись в приложении, занимающемся менеджментом клиентов и посылать все это в виде отчета консультанту по работе с клиентами.

Все это призвано урезать административные расходы, и высвободить ресурсы для роста бизнеса

2. Доверьте решение проблем менеджерам по работе с клиентами.

Также, как ваши клиенты — это главный источник информации о вашем продукте или сервисе, ваши менеджеры по работе с клиентами — это самые информированные и подготовленные бойцы, которые могут решить любую проблему. Освободите их от низкоприоритетных задач (воспользовавшись советом из пункта 1) и привлеките к организации рабочего процесса.

Строители индустрии лин знали это: они создали «семинары по кайдзен», где сотрудникам, которые работали с клиентами и были в курсе всех ежедневных деталей работы, предлагалось решить самые сложные проблемы компании. Как обнаружили наши предшественники, чем лучше сотрудники знают предмет, тем больше они в него вовлечены. Используйте это.

3. Введите связь андон.

На фабрике, которая придерживается старой школы лин был — и остается — инструмент, который помогает по-новому взглянуть на решение проблем. Этот инструмент — андон, он позволяет каждому участнику процесса в любой момент остановить конвейер. Идея состоит в том, что каждый человек может спасти весь проект, взяв на себя ответственность за экстренную остановку процесса.

Подумайте над тем, как это соотносится с процессом решения проблем в небольшой компании. Мойщик посуды обнаруживает, что мерная чаша разбита. Он останавливает процесс прежде, чем повар приготовит еще несколько блюд и отправит из в зал (предотвратив катастрофу с клиентами).

Ваш менеджер доставки выясняет, что вместо партии кроссовок была отправлена партия ботинок. Она останавливает грузовики прежде, чем они проедут еще один лишний километр (сохранив топливо и время).

Предоставьте вашим сотрудникам возможность остановить систему и донести до каждого новую информацию или предупреждение. Не только разрешите это делать, но и поощряйте это. Так вы сможете сократить реальные и потенциальные потери.

4. Введите способ решения проблем «точно вовремя»

Следующий шаг — приоритезировать проблемы согласно системе «точно вовремя». Как в пирамиде (идея, запущенная писателем Vivek Naik), вы выбираете самые насущные и острые проблемы и они занимают 20% самых приоритетных задач. И все оставшиеся проблемы пребывает на втором и третьем месте, пока они не станут неотложными и очевидными точками боли. Иногда они никогда не достигают этого момента. Но каждая проблема решается только тогда, когда решить ее совершенно необходимо. Когда автоматизация процессов из шага номер 1 нашей статьи становится привычной, у вашей команды высвобождается больше свободного времени — и уже его вы можете направить на решение оставшихся 80% проблем.

5. Используйте данные о сотрудниках

Большой потенциал для компаний, внедряющих лин, имеют новые инструменты, позволяющие получать данные нового формата.  Качество продукта плюс действия клиентов и сотрудников, которые сопровождают продукт и процессы, — все это можно измерить и даже построить на основе этого дизайн и стратегию маркетинга. Собирайте информацию с помощью онлайн-сервисов и мобильных приложений.

Вернитесь к началу статьи и взгляните на шаги 1 и 2: найдя повторения, найдя неэффективное использование времени, направить ваших сотрудников на устранение этих проблем.

Добавьте ИТ-технологий

Хорошие новости: недорогие облачные сервисы подходят, пожалуй, для абсолютно всех бизнесов. «За последние пять лет облачные приложения, которые стоят в разы меньше, сильно помогли маленьким компаниям», — говорит Gabriel Mays. С разумным по цене решением, доступным сегодня, даже самые маленькие компании, состоящие из 1 человека, могут решать многие проблемы, не нанимая разработчика.

«Дисциплина» как раз является прикладным инструментом «бережливого офиса». Система помогает организациям уменьшить потери времени. По нашему опыту, сотрудники, работающие за компьютером, могут проводить за посторонними занятиями до 80 процентов времени, и руководитель может не подозревать об этом. «Дисциплина» помогает выявить таких работников. Также система зарекомендовала себя как прекрасный способ мотивировать сотрудников работать эффективней. Особенно хорошо это работает, если отчеты системы внедрить в систему поощрения компании.

Для небольших компаний система предоставляется по модели Saas, то есть в облаке. Это помогает избежать затрат на поддержание и обеспечение собственного сервера.

Источник