Бесполезный труд — враг продуктивности

Ежедневно большая часть рабочего времени офисных сотрудников уходит впустую, даже если они добросовестно исполняют свои обязанности. Мы говорим о бесполезной работе. Рекрутинговое агентство HeadHunter провело исследование, по результатам которого каждый третий опрошенный признался, что он вынужден тратить время на выполнение никому не нужных дел. С этой проблемой сталкиваются специалисты из самых разных сфер, но больше остальных от нее страдают госслужащие. 

 
Логичным было бы предположить, что бесполезная работа — это удел молодых и неопытных сотрудников. Однако опрос показал, что больше всего времени на ненужные дела тратят линейные менеджеры (56%) и менеджеры среднего звена (45%). Кроме того, большинство опрошенных, страдающих от бесполезных обязанностей, оказались специалистами с опытом работы более шести лет. 
 
Чаще бессмысленные поручения отдаются сотрудникам крупных компаний, в штате которых работает более 501 человека. Что касается профессиональных сфер, то тяжелее всех от вала бесполезных дел страдают сотрудники некоммерческих организаций.

HeadHunter также привел некоторые примеры бесполезной работы, многие из которых были связаны с плохой организацией деятельности компании. Так, многие сотрудники пеняли на бич российского бизнеса — бюрократию. 
 
На вопрос, сколько времени в день занимает у сотрудников выполнение бесполезной работы, самыми популярными ответами были: 40 минут — час (24%) и 1 — 2 часа (21%). Это неутешительный результат, ведь получается, что ежедневно напрасный труд, связанный с плохой организацией трудового процесса, крадет у работодателей от сорока минут до двух часов рабочего времени. В современном мире в компаниях, где основной тип работы — умственный, справедливо утверждение «время — деньги». Поэтому компании должны постоянно стремиться к повышению эффективности. Однако оказалось, что немногие руководители заинтересованы в грамотной организации и планировании работы своих подчиненных. 
 
Бессмысленные задания отнимают не только время, но и силы, они не приносят удовлетворения, и, по мнению психологов, могут вести к депрессиям и профессиональному выгоранию. Согласно опросу компании HeadHunter, 75% работников пытались повлиять на ситуацию и доказать своим руководителям, что дела, которые они делают, никому не нужны. Однако не многих руководителей заинтересовали жалобы сотрудников на то, что их время и силы уходят впустую. Только 1% работников смог добиться отмены бесполезных поручений. Большинство же начальников (52%) признало бессмысленность работы, но не отменило задания. 
 
С другой стороны, мнение сотрудников не стоит принимать как единственно верное, тем более что они часто не могут видеть конечной цели того или иного дела. 15% руководителей попытались убедить своих подчиненных в том, что внешне бесполезное дело на самом деле является нужным. Ясно одно — выявить препятствия, которые мешают компании развиваться, непросто, тем более что часто они маскируются под нужные и важные дела. Реорганизация любого предприятия должна начинаться с наблюдения и анализа работы сотрудников.

Способы решения проблемы лишней работы

Мы все понимаем, что оптимизация рабочего процесса повысит продуктивность компании. Но добиться реальных изменения непросто, потому что часто внедрить их может только генеральный директор. Другая проблема, которая стоит у нас на пути, — невозможность изменить некоторые рабочие области, так как они регламентируются законом. Как бы нам ни хотелось, мы не сможем уменьшить количество бухгалтерских отчетов фирмы. Но при обоюдном желании руководства и сотрудников усовершенствовать рабочий процесс компания может достичь больших успехов. В какую же сторону нам двигаться, чтобы найти решения проблем? 
 
В нашем блоге мы уже писали о японской методологии lean, которая целиком построена на принципе уменьшения разного вида «потерь» производства. И одной из таких потерь является как раз бесполезная работа. Не обязательно внедрять систему целиком, но не лишним будет позаимствовать некоторые идеи методологии для улучшения рабочего процесса в компании. 
 
Напомним, главным понятием в системе lean является принцип «точно вовремя». Он означает, что компанией производится столько продукта, сколько необходимо и тогда, когда нужно. Не больше и не меньше. Этот подход должен реализовываться и в офисе. Одна из жалоб, поступивших в HeadHunter была о необходимости сотрудников собирать большое количество подписей под бумагами. К сожалению, не в ваших силах уменьшить количество необходимых подписей, но мы можем значительно убыстрить этот процесс. Давайте посмотрим на документ как на продукт производства. Продукт должен пройти несколько обязательных стадий обработки (собрать подписи). Застревание продукта на каждом этапе на длительное время — это «простой», который задерживает работу других отделов. Избавиться от«простоя» можно введя систему «точно вовремя» и грамотно мотивировав ответственных сотрудников подписывать документы своевременно. Как это сделать?

Эта проблема решается в два этапа:

Нужно составить регламент, по которому у одного лица не может лежать больше определенного количества бумаг того или иного рода. Человек должен делать работу по мере поступления, а не тянуть до определенного дня или часа. 
 
Как контролировать процесс? Нужно сделать систему регистрации документов открытой и указывать текущее состояние документа, например, документ поступил, документ в процессе, документ готов. Идеальным было бы компьютеризировать систему. 
 
Тот же принцип «точно вовремя» можно применить для решения другой проблемы — бесполезных собраний и планерок. Избавиться от этого «пожирателя» рабочего времени легко:
  • Отменить ежедневные/еженедельные планерки.
  • Собираться только тогда, когда есть несколько важных или неотложных тем для обсуждения. 
  • Собирать темы для обсуждений и оповещать коллег о собрании по интернету.
Работники, поучаствовавшие в опросе HeadHunter также назвали одной из проблем необходимость составлять отчеты, которые никто никогда не читает. Если бы на заводе сотрудник был вынужден изо дня в день производить продукты, которые не находили бы применения, скоро склад был бы заполнен бесполезными деталями. В офисе же этот бесполезный груз не заметен. Но суть его остается той же — ресурсы предприятия тратятся впустую, а огромное количество бумаги тратится впустую, что вредит экологии. Логичным решением было бы сокращение количества отчетов. Сразу оговоримся, речь идет не об обязательных финансовых отчетах, а об отчетах о проделанной работе и прочих документах, являющимися описанием и перечислением дел. Поэтому очень важно отказаться от действительно ненужных бумаг. Тут мы можем применить еще один инструмент lean-методологии — доску канбан. 
 
Доска канбан — незатратный и эффективный способ отслеживания того, какую именно работу выполняет сотрудник или отдел. На доске отражены задания сотрудника и то, в какой стадии они находятся. Узнать, чем именно занимается работник, сколько он уже сделал и к чему скоро приступит легко — нужно только взглянуть на таблички на доске. 
 
Но если отказаться от отчетов совершенно невозможно, освободите от этой работы опытных специалистов, ведь очевидно, что их время может быть использовано с большей пользой. Перенаправьте обязанности по составлению отчетов на новичков или, что еще лучше, профильных специалистов. 
 
Еще один пример бесполезной работы — необходимость сотрудников поминутно описывать свою деятельность на работе. Этот способ контроля используется для того, чтобы время сотрудников не уходило впустую, но на деле имеет обратный эффект. Сотрудники вынуждены ежедневно тратить время на составление этих отчетов, а их непосредственные руководители тратят даже больше времени на то, чтобы эти отчеты проверять. Решением проблемы может стать автоматическая система контроля рабочего времени, например, «Дисциплина». Эта система регистрирует время прихода и ухода работника, всю его деятельность в течение дня, и дает оценку его продуктивности, сотрудник же не тратит ни минуты, ведь клиент «Дисциплины» даже запускается на компьютере автоматически. Полученную и обработанную информацию система оптимизирует и предоставляет в виде удобных отчетов, проверка которых не отнимает у руководителя много времени.