«Дисциплина» как инструмент лин-метолодологии

В этой статье мы расскажем, как система контроля рабочего времени и оценки продуктивности «Дисциплина» может помочь с внедрением и развитием методологии бережливого офиса.

Что такое лин?

Лин-методология (бережливое производство) была впервые применена на концерне Toyota в 1948 году и развивалась вплоть до 1975. Однако сам термин был введен в оборот в конце 80-х американским инженером Джоном Крафчиком, работавшим в концерне и построившим на принципах производственной философии Toyota свою магистерскую диссертацию. Большая популярность методологии не случайна, ведь в lean одновременно работают два процесса — экономия ресурсов и увеличение прибыли. Основное правило лин — изучить производство на каждом его этапе, выделить все возможные виды потерь (перепроизводство, лишние этапы производства и т.д.) и работать на предотвращение, а не исправление ошибок.

Бережливый офис

Со временем принципы лин были перенесены на предприятия, где конечным результатом является продукт труда интеллектуального. Так возникла концепция бережливого офиса. Основные принципы лин-методологии сохранились и в бережливом офисе. Так, потери офиса имеют ту же природу, что и потери на производстве, с тем лишь отличием, что первые часто связаны с излишней бюрократичностью и нерациональным использованием персонала. Виды потерь:

  • Незавершенная работа;
  • Брак;
  • Многократное переделывание;
  • Выполнение ненужной работы;
  • Посторонние занятия;
  • Ожидания;
  • Перемещение людей;
  • Перемещение материалов и информации.

Борьба с потерями, как и в бережливом производстве, происходит с помощью системы «точно вовремя», когда формируется непрерывный поток работы, направленный на предоставление продукта заказчику в нужное время и в нужном количестве.

Бережливый офис использует различные инструменты борьбы с потерями, такие как визуализация деятельности, рационализация офисного пространства, равномерное распределение работы между сотрудниками и другие. В соответствии с принципом постоянного совершенствования системы появляются новые инструменты, и «Дисциплина» — один из них.

«Дисциплина» в помощь бережливому офису

К сожалению, часто внедрение лин сопровождается большими сложностями. Есть мнение, что корень неприятия японской методологии в России лежит в разнице менталитетов. Действительно, такие составляющие лин как четкая организация рабочего пространства, при которой каждый предмет должен лежать строго на своем месте, или обязательное дежурство в офисе, кажутся чуждыми нашей ментальности. Однако консультанты в сфере лин говорят о том, что абсолютно все инструменты методологии могут быть внедрены в любом офисе, если сотрудников компании заранее подготовить к изменениям.

В основе лин-методологии лежит принцип самодисциплины и самоконтроля. Сотрудник знает объем работы, который необходимо выполнить и время сдачи проекта, и сам планирует свое рабочее время. Однако пустив этот процесс на самотек, руководитель рискует получить в дедлайн массу недоделанных проектов. Особенно это касается компаний, где оплачиваются все часы, проведенные сотрудниками на работе, независимо от результатов. Действительно, наивно было бы ждать от работников, которые привыкли делать все в последний момент, резкого перестроения в соответствии с системой «точно вовремя».

И вот здесь на помощь руководителю приходит система контроля рабочего времени и оценки продуктивности «Дисциплина». «Дисциплина» подготовит ваших сотрудников к внедрению принципов бережливого офиса.

Чем же может быть полезна «Дисциплина»?

1. Потери в офисе
Первый шаг в лин-методологии — определить потери, второй — работать на их предотвращение. Отчеты «Дисциплины» проинформируют руководителя о потерях, которые связаны с нерациональным расходованием времени. Время работников является главным ресурсом любой офисной компании, и именно его контроль осуществляет «Дисциплина». Система также фиксирует всю деятельность сотрудников. С ее помощью легко проследить, сколько рабочих часов уходит впустую — на «лишнюю деятельность», ненужную и повторную работу.

2. Система «точно вовремя».
Система «точно вовремя» предполагает большой уровень самоконтроля и самодисциплины у сотрудников. Чтобы система эффективно работала в вашем офисе, следует развить у ваших сотрудников привычку любое дело делать точно в срок. Индивидуальные отчеты «Дисциплины» еженедельно приходят на почту каждого сотрудника, а также руководителя компании. Анализ этой информации поможет сотрудникам научиться рационально расходовать свое время и работать более продуктивно.

3. Равномерное распределение работы между сотрудниками.
Отчеты «Дисциплины» покажут объективную картину зарузки сотрудников, благодаря им руководителю не составит труда грамотно организовать работу коллектива.

4. Мотивация на принятие новой системы.
Специалисты по внедрению лин советуют руководителям разработать систему поощрений тех сотрудников, которые сразу приняли новую методологию и начали работать на ее поддержку и улучшение (непрерывное совершенствование — один из столпов лин). «Дисциплина» поможет руководителю выделить лидеров продуктивности. Поощрение лучших работников мотивирует сотрудников на более продуктивную работу.

Также «Дисциплина» может стать экстренной помощью для тех, кто уже ввел бережливый офис в своей компании, но видит, что система работает неэффективно.

«Дисциплина» будет продолжать помогать вам и после того, как лин будет внедрена в компании. Система будет информировать вас о том, насколько успешно работает новая методология. Следя за изменением показателя продуктивности вы поймете, хорошо ли сотрудники справляются с важнейшим постулатом лин — уменьшением потерь.

Статья основана на опыте клиентов «Дисциплины».