Интеграция с системой пропусков

Для нашего клиента мы делали интеграцию с системой карточных пропусков. Но «Дисциплина» может также интегрироваться со СКУД (система контроля доступа) любого типа, в том числе с биометрическими системами.

В организации, для которой мы делали это усовершенствование, система пропуска стояла не только на входе в здание, но и на каждом этаже и в некоторых кабинетах. Это было связано с обеспечением безопасности информации.

Как мы провели интеграцию

Данные СКУД могут содержаться в разных форматах, поэтому для упрощения процесса мы воспользовались системой BI (Business Intelligence). Система преобразует данные и соотносит их с информацией из «Дисциплины». В отчетах руководители видят уже проанализированную информацию из двух систем.

Какие возможности открыла интеграция

Первое, конечно, — мы получили историю всех перемещений сотрудника в течение дня. Использовать эту информацию можно в двух ключах:

1. Защита информации.

«Дисциплина» никогда не претендовала на роль системы защиты информации. У нашей системы другой функционал и назначение. Однако в этом случае данные «Дисциплины» могут быть использованы с целью отслеживания возможных нарушений безопасности:

  • Передач своего пропуска коллегам.
  • Проходов на запрещенные территории.
  • Несанкционированного ухода с рабочего места.
2. Повышение эффективности организации.

Но самый главный позитивный эффект такой интеграции — все-таки в новых возможностях для повышения эффективности организации.

И дело даже не в том, что интеграция с СКУД отменяет один из популярных способов обмануть «Дисциплину» — когда сотрудники просят коллег время от времени двигать мышку на их компьютере, чтобы система фиксировала работу. Отчеты покажут, что компьютер «жил своей жизнью» в то время как сотрудника не было на рабочем месте (и это также может быть звоночком для отдела Безопасности).

Но это лишь маленький частный случай. Гораздо важнее возможности для повышения эффективности менеджмента, в том числе, например, в рамках методологии лин.

Информация о перемещения сотрудника в течение рабочего дня может быть полезной:

  • Для более совершенного учета рабочего врмени сотрудников. Ведь теперь регистрируется не только время начала работы за компьютером, но и время прихода сотрудника в офис. Это позволяет эффективно отслеживать нарушения — опоздания, ранние уходы, долгие перерывы.
  • Для фиксации занятий, которые «съедают» рабочее время сотрудников. Так, система поможет выявить неоправданно длинные и частые встречи и обсуждения. Для лучшего мониторинга организационных «похитителей времени» можно также провести интеграцию с корпоративными календарями. Эту информацию грамотный лин-менеджер обязательно будет использовать для повышения эффективности.
  • Возможны ситуации, в которых сотрудники могут тратить неоправданно много времени на перемещение между этажами просто из-за того, что лифт не справляется с наплывом, а к лестницам нет доступа. Эта проблема хорошо знакома, например, сотрудникам Казанского Университета, которые работают во Втором здании. Интересный кейс, который не будет игнорировать привеженец лин-методологии.
  • Данные будут полезны для выведения нормативов перемещений между кабинетами, этажами, зданиями и филиалами. Первый шаг на пути к оптимизации — понять, сколько времени уходит на тот или иной процесс. И уже после этого можно найти пути сокращения потерь времени. Для крупной организации с большим количеством сотрудников, зданий, филиалов и дочерних компаний, единственный способ собрать такую статистику — обратиться за помощью к ИТ-решениям.
После введения нормативов «Дисциплина», интегрированная со СКУД станет инструментом контроля соответствия нормативам и, конечно, фиксатором роста эффективности организации.