Как мы доработали окно «Что вы делали?» специально для клиента «Дисциплины»

Мы уже рассказывали о том, как наша система ведет учет офлайн-работы. Вы можете прочитать об этом подробно в статье «Как Дисциплина фиксирует деятельность сотрудников не за компьютером». Если кратко, то мы делаем это с помощью окна «Что вы делали?».

Если сотрудник не работал за компьютером 15 минут и больше (время можно задать в настройках), система сделает запрос о причинах отсутствия. Когда человек в следующий раз сядет за компьютер, он увидит окно с вопросом «Что вы делали?».



Сотрудник может выбрать один из предложенных вариантов или ввести свой.

Этот способ мониторинга работы не за компьютером успешно используют многие компании. Но одна из крупных организаций — клиентов «Дисциплины» попросила нас усовершенствовать эту функцию. Сотрудники этой организации от 30% до 50% своей работы выполняют не за компьютером. Руководителей попросили нас доработать функционал, чтобы сделать мониторинг этой работы более эффективным. Для этого нужно было изменить окно «Что вы делали» таким образом, чтобы избавиться от двух проблем:

  1. В окне «Что вы делали?» можно выбрать только один ответ для всего промежутка времени. Если человек, например, ходил на обед, а после сидел на совещании, ему придется решить, что именно отметить — обед или совещание. От его ответа будет зависеть то, как система посчитает его продуктивность. 

  2. Возможность самостоятельно вводить ответ добавляет работы администратору. Ему приходилось вручную оценивать все индивидуальные ответы сотрудников, чтобы определить, полезная это была деятельность, нейтральная или вредная. Чем больше сотрудников, работа которых не всегда связана с компьютером, тем больше работы администратору. В этой организации администратор тратил ощутимую часть рабочего времени на оценку ответов.


Мы сделали обновленный вариант окна «Что вы делали?», который полностью устроил заказчика.

Что нового в этом варианте:

  • Есть возможность выбрать промежутки времени и отметить, чем именно человек занимался в каждый из них.

  • Больше нет возможности ввести свой ответ. Можно только выбрать занятие из готового списка, но его можно сопроводит комментарием. Если раньше сотрудник мог ввести два ответа: «Встреча с клиентом А» и «встреча с клиентом В», и каждый из этих ответов администратор должен был оценить вручную. То теперь сотрудник выбирает вариант «Встреча», и в комментариях добавляет «с клиентом А». Система оценивает деятельность автоматически, а важная дополняющая информация остается в отчетах.

  • Теперь в окне указана дата. Многие сотрудники оставляют компьютер включенным на всю ночь (хотя это не самая полезная для экологии привычка). Это маленькое дополнение сделано, чтобы сотрудникам было проще ориентироваться, и не возникало ошибок. 



Список ответов создает администратор. Список одинаков для всех сотрудников организации.

Администратор, как и прежде, может включить функцию выборочно для отдельных сотрудников/групп/отделов или для всей организации. Также он может настроить промежуток времени, через который выходит запрос.

Старый вариант запроса, тем не менее, тоже имеет свои преимущества. И главное из них — предоставление большей свободы для сотрудника. Человек может самостоятельно описать свою работу.

Пока новый вариант успешно тестируется в одной организации. Скоро мы планируем сделать его доступным для всех пользователей «Дисциплины». Следите за обновлениями.