Как организовать удаленную работу. Опыт «Дисциплины»

Писатель Элвин Брукс Уайт и его такса Минни за работой.

Мы много пишем в нашем блоге о пользе удаленной работы как для сотрудников, так и для работодателей. Эта тема нам интересна, потому что сотрудники компании «Дисциплина» тоже время от времени могут работать удаленно. Мы также иногда привлекаем к работе фрилансеров. Эффективно организовать удаленную работу нам помогает офисный софт. Мы хотим поделиться нашим топом незаменимых программ для удаленной работы, тем более что с апреля 2013 года дистанционная работа наконец получила в России статус законной, и, возможно, теперь многие захотят попробовать это решение для своего бизнеса. 

Топ программ для работы с удаленными сотрудниками

1. Google Drive
Сервисы Google показали себя с лучшей стороны. Удобная и простая система Google Drive, объединяющая в себе все виды документов и привязанная к нашей корпоративной почте. Над одним и тем же документом одновременно может работать любое количество людей независимо от того, где они находятся. Нет проблем с тем, чтобы найти нужный документ, если по какой-то причине пришлось сменить компьютер. 

2. JIRA
Для планирования и управления проектами мы используем систему Jira. Среди аналогов Jira показалась нам наиболее удобной. Ее легко использовать, нам нравится отправление информации об изменениях по e-mail. Кроме того, в Jira можно управлять задачами и контролировать качество их выполнения и вести учет трудозатрат по заданиям и по проекту. 

3. «Дисциплина»
Как и у тех сотрудников, которые постоянно работают в офисе, у наших удаленных работников стоит «Дисциплина». Если кто-то из наших профессионалов решит поработать из дома, кафе или Украины, статистика его работы не прервется, потому что агент системы за несколько минут ставится на любой компьютер, даже домашний. Технические требования минимальны. 
«Дисциплина» подсчитывает общее количество отработанного времени. Попробовав разные типы организации рабочего времени фрилансеров, мы остановились на full-time. Дистанционные сотрудники компании «Дисциплина» должны отработать положенные 45 часов в неделю. 
Если работа сотрудника не предполагает контакт с коллегами или клиентами, нам все равно, когда он будет делать работу, если он уложится в срок (за чем следит Jira), — днем или ночью. Сделает ли он большой перерыв, чтобы поспать после обеда или будет работать за компьютером с десяти до семи, как принято в офисе.  Специально для таких работников в системе есть функция контроля сотрудников без рабочего графика.
Для остальных, конечно, важно оставаться на связи в рабочее время, так что при необходимости можно следить за началом и окончанием их рабочего дня в статистике «Дисциплины».

Зарплату наши удаленные сотрудники получают согласно выработанным часам. Поэтому в интересах сотрудников не забывать включать «Дисциплину», чтобы не работать впустую. Система между тем контролирует их деятельность и оценивает эффективность. 

4. Yammer
Корпоративная социальная сеть. Площадка удобна для обмена новостями компании, обсуждения насущных проблем и проектов. И обмена картинок с котами, куда уж без них! Нет нужды регулярно проверять яммер, ведь сообщение обо всех новостях и обновлениях приходит на электронную почту.