Как перестать срывать дедлайны

Fast Company опубликовали статью, которая научит перестать срывать дедлайны. Мы делимся кратким переводом для всех, кто когда-либо сдавал проекты позже назначенного срока.

Срыв дедлайнов может здорово испортить не только отношения с людьми, но и рабочую репутацию. Из-за своей неорганизованности и лени мы подводим себя и доставляем неудобства другим. Но можно изменить свой подход к рабочему процессу, подойдя к нему более осознанно, и побороть эту дурную привычку.

Не беритесь за задачи, на которых нет времени

Это одна из главных ошибок, которую совершают сотрудники. Профессиональный организатор Кристина Хидек сталкивается с этим постоянно. «Профессионалы думают, что могут сделать все, но на самом деле, многим не хватает времени, и они срывают сроки», — говорит она. Каждый раз, когда вам захочется ответить согласием и взяться за работу, оцените свои возможности. Вполне вероятно, задачу придется отложить или делегировать кому-то из коллег.

Будьте честны с собой, объясняя причины опозданий

Сью Кук, советник Family TLC, предлагает несколько возможных объяснений. Часто мы не укладываемся в сроки, потому что на нас висит слишком много проектов, и на задачу в итоге остается совсем мало времени. Также причиной может быть неумение концентрироваться, прокрастинация или банальная лень.

Только после того, как будет найдена настоящая причина срыва дедлайна, вы сможете побороть эту привычку.

Придумайте наказание за опоздание

По словам Стивена Левинсона, доктора психологии и клинического психолога, привычка опаздывать распространена из-за отсутствия каких-либо последствий для того, кто опаздывает. По его мнению, перебороть эту привычку помогут конкретные меры, которые заставят вас работать в полную силу. Но наказание должно быть действительно страшным, иначе вы оно не будет работать. Например, запрет на любимый сериал.

Начните работу над проектом сразу

Консультант по вопросам управления временем Rashelle ISIP советует своим клиентам начинать работу в тот же день, когда они ее получили.

Вы можете начать проект, выполняя небольшие, но действенные задачи: провести исследования, собрать команду для мозгового штурма или тщательно проанализировать детали проекта.

Не обязательно делать всю работу в один день. Даже небольшие действия принесут свои плоды.

Что касается мелких задач, делайте их немедленно. Если кто-то отправил письмо, которое требует краткого или срочного ответа — просто сделайте это.

«Задания, которые выполняются за 5 минут, нельзя оставлять на позднее время. Их нужно сделать сейчас, чтобы сэкономить силы на крупные проекты», — считает Кали Роджерс, генеральный директор и основатель компании Blush.

Установите для себя более ранние сроки

Многие эксперты советуют устанавливать «личные сроки выполнения» — на несколько дней раньше основной даты.

Это отличный способ обезопасить себя, если что-то пойдет не так. «Сроки должны быть внутренним, а не внешним мотивом», — говорит Роджерс.

Она уверена, что внешние мотивы мы можем оправдать различными причинами: невнимательность коллег или халатность руководителей может соблазнить нас, и работа не будет завершена в срок. Но внутренние мотиваторы нельзя подкупить — мы устанавливаем их сами. Поэтому большинство следуют им, не обращая внимания на раздражители.

Разбейте задачи на более мелкие

Одна из главных причин, по которой люди срывают сроки — попытка сделать всю работу в один присест.

Разбейте проект на этапы, и он больше не будет казаться вам таким сложным. Обозначьте в календаре время для завершения каждого из мини-проектов. Работайте над задачами в течение определенного количества времени. Например, полчаса или час, отслеживая затраченное время с помощью таймера. Вы сами удивитесь, когда обнаружите, что закончили работу раньше, чем того ожидали.

Используйте специальные программы

К счастью, мы живем в мире, в котором существуют тысячи инструментов, которые помогут следить за выполнением задач.

«При правильном подборе программ и ресурсов, вы можете удивить своих коллег», — говорит Сара Кайл, основатель и управляющий директор Vault Collective.

Кайл предлагает использовать календарь Gmail, настроив напоминания о встречах, звонках и событиях. Для эффективных рассылок можно воспользоваться программой Boomerang. Если вам приходится отслеживать большое количество контента, попробуйте, например, систему Streak.

Чтобы не отвлекаться от работы и стать более продуктивным, советуем установить «Дисциплину». Система покажет причину, по которой вы срываете дедлайны, и поможет справиться с ней. Кроме того, с ее помощью можно на время заблокировать социальные сети и программы, которые мешают сосредоточиться на работе.

Кстати, мы проводим конкурс, в котором разыгрываем годовую подписку «Дисциплины» и книгу «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси от издательства «Манн, Иванов и Фербер». Примите участие!

«Никто не должен знать о ваших тайных помощниках. Но вы станете незаменимым, если научитесь использовать свои программы в комплексе», — считает Сара. Найдите время, чтобы подобрать для себя универсальные инструменты, которые помогут в решении рабочих задач. Их должно быть немного, но все должны иметь хороший и полезный функционал.