Хотите повысить продуктивность? Контролируйте своё время.

Моя подруга недавно поделилась со мной проблемой:

«Часто бывает — я думаю, что у меня достаточно времени, чтобы закончить дело. Но потом обязательно случается что-то непредвиденное, и я выбиваюсь из графика. У меня уже даже был разговор на эту тему с начальницей. Я беспокоюсь, что, если это случится снова, она запишет негативный комментарий в мой лист оценки работы. У тебя есть идеи, как я могу улучшить ситуацию?»

Я объяснила ей, что ключ к успешному тайм-менеджменту лежит в понимании того, куда действительно уходит ее время. Я предложила подруге в течение недели записывать, на что она тратила каждый час на работе. Когда мы собрались для обсуждения результатов, она призналась, что они ее сильно удивили:

«Я не подозревала, сколько времени каждый день я трачу на проверку электронной почты! Я и подумать не могла, что так много общаюсь с коллегами. Кажется, что разговоры отнимают совсем немного времени, но когда подводишь итоги недели, результат шокирует».

Вам это знакомо? Вы удивитесь, как часто люди, которых я консультирую (в вопросах бизнеса и карьеры), выясняют, что у них те же проблемы, что и у моей подруги. И раскрывает их простой мониторинг личного времени.

Вот мои секреты, как взять под контроль свое время и повысить продуктивность:

Выясните, куда уходит время. Записывайте, на что вы потратили каждый час дня. Или поставьте «Дисциплину» и неделю работайте в обычном режиме. Система подсчитает все за вас и подведет итоги. В отчете вы увидите неприкрытую правду о том, на что вы тратите ваше время.

Планируйте наперед. В конце каждой недели тратьте 15-20 минут (желательно в тихом месте) на планирование следующей недели. Запишите все важные проекты и задачи, которые необходимо сделать.

Расставляйте приоритеты. Составьте список дел, расставив их от самых важных к менее важным. Выделите время для каждого задания. Не позволяйте другим делам красть часы у важный дел (не назначайте встречи на время, зарезервированное для главных проектов).

Удалите неважное. Прежде, чем назначить время для менее приоритетных задач, спрашивате себя: «Это задание действительно важное или же оно не нужно вовсе?». Ненужные дела просто удаляйте.

Ставьте цели. Каждое утро ставьте цели на день.

Сократите время на почту. Назначьте точное время проверки почты, например, в начале и в конце рабочего дня, а также перед или сразу после обеда. Не открывайте почту в другое время.

Избегайте многозадачности. Лично я потратила много времени, чтобы научиться фокусироваться только на одном деле и не начинать новое, не закончив текущее (вместо попыток делать несколько дел одновременно). Я выяснила, что если я полностью концентрируюсь на каждой задаче, моя средняя продуктивность значительно вырастает.

Ведите себя как консультант. Представьте, что вы — консультант, который должен контролировать и оценивать каждый час своего времени. Представьте, что вам платят за минуты (как психоаналитикам). Этот трюк побудит вас внимательнее относиться к тому, как вы распределяете свое время. На что вы тратите большую часть времени — на вещи, которые «приносят деньги» или «не приносят денег»?

Просто говорите «Нет». Учитесь отказывать чаще. Когда вы будете знать, что у каждого дня каждой недели есть четкие цели, вам не составит труда сказать: «Извините. Я не могу помочь вам на этой неделе, потому что на мне четыре важных проекта, которые мне сначала нужно закончить». Благодаря этому вы не станете брать на себя слишком много обязательств.

Моя подруга призналась, что привычка контролировать время сделала ее более дисциплинированной. И что теперь ей проще достигать профессиональных целей.

Если вы возьмете контроль над временем в свои руки, вы можете достичь тех же результатов!


Источник